La bonne gestion de votre calendrier Maison Sport est la partie la plus importante de toute la plateforme. Non seulement cela vous empêchera de faire une « double réservation » et de devoir annuler des cours, mais en optimisant le calendrier avec certaines de nos fonctions, vous serez en mesure de maximiser vos gains au cours de la saison. Ce guide vous dira tout ce que vous devez savoir sur l’utilisation de votre calendrier Maison Sport. 

Comment bloquer votre disponibilité

Pour bloquer une période de jours/heures dans votre calendrier, cliquez sur le bouton + et puis « Créer un événement ». Vous verrez l’écran ci-dessous selon que vous êtes sur un ordinateur ou sur un portable :

Donnez un nom à votre événement, sélectionnez les dates et les heures que vous souhaitez bloquer (ou cliquez sur le bouton « Toute la journée » pour couvrir la journée entière), choisissez une couleur pour l’icône de votre calendrier, puis cliquez sur « Créer ».

Un événement créé bloquera automatiquement les jours et les créneaux horaires qu’il couvre et vous pourrez désormais le voir dans votre calendrier.

Pour créer un événement récurrent, cliquez sur le bouton + de votre calendrier, puis sur «Créer», comme précédemment. Créez la période de temps que vous souhaitez bloquer sur un jour donné, puis faites défiler la boîte et cliquez sur le bouton à bascule à côté de «Événement récurrent?» Choisissez ensuite la fréquence à laquelle vous souhaitez que l’événement se répète et la date à laquelle il doit se terminer. Enfin, choisissez une couleur pour l’événement et cliquez sur «Créer». Votre événement récurrent est maintenant créé et visible dans votre calendrier ! Ceci est très utile pour les moniteurs qui ont pris une réservation d’une autre source, qui se répète de façon constante. Vous pouvez maintenant bloquer cette période beaucoup plus facilement. Par exemple, si vous avez des clients personnels qui vous ont réservé du lundi au vendredi le matin de 9h00 à 13h00, vous pouvez bloquer tous ces créneaux matinaux avec un événement récurrent au lieu de devoir créer 5 événements individuels sur votre calendrier. 

Créer les règles de réservation

Il est important de profiter au maximum des «semaines de pointe» pendant la saison et nous voulons également que vous receviez les meilleures réservations possibles pour les périodes telles que Noël et les vacances scolaires de février. Notre fonction Règles de réservation vous permet de définir un nombre minimum de jours pour lesquels un client doit vous réserver. Vous pouvez personnaliser vos règles de réservation en fonction de vos besoins, mais elles empêchent essentiellement un client de vous réserver un seul jour au milieu d’une semaine importante. Recevez une réservation pour une semaine complète à la place !

Pour créer une règle de réservation, naviguez vers votre calendrier, cliquez sur le bouton +, puis sur «Paramètres». Faites ensuite défiler vers le bas et cliquez sur le bouton «Créer une règle». 

• Donnez un nom à votre règle et choisissez une couleur pour la représenter sur votre calendrier.
• Sélectionnez le nombre minimum de leçons qu’un client doit vous réserver chaque jour selon le jour de la première leçon. Par exemple, pendant une semaine de pointe, vous pouvez souhaiter qu’un client ne puisse réserver que 6 leçons à partir du dimanche.
• Choisissez l’heure de la journée à laquelle vous souhaitez que la règle s’applique. Par exemple, si vous choisissez “Matin” uniquement, tous les créneaux horaires qui commencent le matin seront inclus dans la règle. Les créneaux horaires «Après-midi» et «Journée complète» ne seraient pas inclus dans la règle. (veuillez noter que la «journée complète» s’applique aux créneaux horaires de la journée complète. Par conséquent, si vous sélectionnez la journée complète uniquement, les créneaux horaires du matin ou de l’après-midi de votre calendrier ne seront pas couverts par la règle de réservation).
• ​Enregistrez votre règle, puis sélectionnez les dates auxquelles vous souhaitez appliquer la règle. Faites défiler vers le bas, sélectionnez la règle, puis cliquez sur «Enregistrer». Votre règle a été ajoutée avec succès à votre calendrier et vous verrez l’icône colorée de la règle de réservation aux dates sélectionnées. 

Modifier vos créneaux horaires

La façon dont vous vendez votre temps vous est propre. Lorsque vous vous inscrivez, vos créneaux horaires correspondent par défaut aux heures de cours les plus populaires, mais vous pouvez modifier vos créneaux horaires pour proposer les heures de cours que vous préférez enseigner. Pour modifier vos “créneaux horaires de base”, qui s’appliquent à l’ensemble de l’hiver, vous devez utiliser un navigateur web (cette fonction n’est actuellement pas disponible dans les applications mobiles). Dans votre calendrier, cliquez sur le bouton “Créneaux horaires” dans la barre d’outils. Dans cette section, vous pouvez modifier vos créneaux horaires de base pour la saison. Il est important de se souvenir qu’il s’agit de vos créneaux horaires standard. Vous devez donc saisir les créneaux horaires que vous utilisez le plus souvent au cours de l’hiver. 

Pour modifier ou supprimer des créneaux horaires pour une certaine période, allez dans votre calendrier et cliquez sur le bouton + et puis Paramètres. Ici, vous pouvez sélectionner une série de dates et modifier les créneaux horaires en conséquence. Vous pouvez également supprimer les stations dans lesquelles vous êtes disponible pendant cette période. Il suffit de décocher cette station pour que vous n’y apparaissez pas à ces dates.  

Ajustement de votre tarification

Pour concurrencer les autres écoles de ski locales de votre station et gagner le plus possible, vos prix doivent être compétitifs et dynamiques. Cela signifie qu’il doit être approprié à votre station choisie, mais aussi qu’il doit changer tout au long de l’hiver en fonction de la saison “haute” ou “basse”. Lorsque nous examinons votre système de réservation en ligne et celui d’une école de ski, cette dernière ne peut souvent proposer que quelques tarifs différents pour ses cours, ce qui n’est pas très attrayant pour les clients. Toutefois, ils disposent d’équipes de vente qui peuvent proposer différents prix par téléphone ou par courrier électronique. Si vous définissez vos prix de manière dynamique et efficace, les clients peuvent voir le meilleur prix possible pour la période et seront beaucoup plus enclins à réserver avec vous qu’avec une école de ski.

Synchronisation du calendrier

Nous savons que plus de 50% des moniteurs utilisent un calendrier Google/iCloud/Outlook pour leurs réservations et rendez-vous personnels. Notre fonctionnalité de synchronisation transfère automatiquement ces événements dans votre calendrier Maison Sport – ce qui vous rend la vie beaucoup plus facile en vous évitant d’avoir à bloquer manuellement des heures/jours dans votre calendrier Maison Sport. De cette façon, vous n’avez qu’un seul calendrier à gérer !

Pour synchroniser votre calendrier, cliquez simplement sur le bouton ici et suivez les instructions pour connecter votre propre calendrier.

Une fois que vous nous avez donné l’autorisation de synchroniser les événements de votre calendrier, il vous suffit de rafraîchir la page du calendrier Maison Sport et vous verrez vos événements de votre calendrier personnel dans votre calendrier Maison Sport. Ces événements fonctionneront de la même manière que si vous aviez créé l’événement dans votre calendrier Maison Sport, donc si par exemple vous avez un événement de calendrier personnel de 9h à 11h le lundi 21 février, cela bloquera votre disponibilité pour ces heures. 

Nous vous recommandons fortement de synchroniser votre calendrier, car cela réduira les tâches administratives nécessaires pour maintenir votre disponibilité à jour.

Notes utiles sur la façon dont la synchronisation fonctionne:

• La suppression ou la modification d’un événement de votre calendrier personnel dans votre calendrier Maison Sport ne modifiera pas les événements de votre calendrier personnel.
• Si vous ajoutez un nouvel événement ou modifiez un événement existant dans votre calendrier personnel, cela mettra automatiquement à jour votre calendrier Maison Sport. Ces mises à jour sont normalement assez instantanées, mais peuvent prendre jusqu’à 10 à 15 minutes, donc ne vous inquiétez pas si vous ne voyez pas tout de suite les événements de votre calendrier personnel dans votre calendrier Maison Sport. Si vous ne voyez pas les événements après 15 minutes, veuillez nous contacter sur [email protected]. 
• Votre fournisseur de calendrier personnel peut vous déconnecter automatiquement de temps en temps, nous vous en informerons en vous envoyant un email et nous le mettrons en évidence dans votre agenda Maison Sport. Si cela se produit, il vous suffit de recommencer la procédure pour synchroniser à nouveau votre calendrier. 

Apporter des modifications générales à votre calendrier. 

Presque toutes les fonctions du calendrier peuvent être contrôlées à partir du bouton +. Utilisez-le pour créer des événements et pour accéder à vos paramètres. Dans vos paramètres, vous pouvez modifier vos créneaux horaires, vos stations, vos règles de réservation et vos prix, le tout sur une période donnée. Le bouton + est la méthode la plus efficace pour gérer votre calendrier. Nous vous recommandons donc de l’utiliser pour la plupart de vos modifications.